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办公技巧 | PPT操作的高效快捷键

时间:2019-08-21 08:41 来源:领教职场

之前有小伙伴找到我,跟我反馈,我们平常的办公技巧虽然很实用,但是内容比较碎片化,不成体系,希望能成套的学习office的办公技巧。从本周起,我们将在每周二周四、周六,定期更新PPT、Excel、Word办公软件的完整教学分享,让大家切实有效的掌握精髓,轻松办公。


PPT的高效操作和入门应用,快捷键的应用应该是需要首先掌握的,这就好比小学乘法口诀一样,总不能老师问你20乘以20等于多少,我们还需要自己把20连续加上20遍吧。

以最常用的「复制」、「粘贴」为例,如果要复制一个对象,用最原始的方式是这样的:

操作步骤:

❶ 选中目标-鼠标右键-选择【复制】;

❷ 鼠标右键-【粘贴】。


虽然只要两步,但是右键弹出的选项那么多,我们在选择按钮上也会浪费一定的时间,更何况如果是复制3个、4个、5个?要是点错选项,又浪费时间。


然而我们用快捷键,根本不用担心选错和耗时的问题,例如,按住 Ctrl 键直接拖拽文本框,就是复制:

如果你有F4,还会更快


(不好意思,放错了)

是它,【F4】是键盘上众多F系列按键的一员:



别看它在键盘中不起眼,但是它在 Office 中有着超强的单体作战能力——重复上一步操作!

这个按键可以大大地提升我们 Office 操作效率!不信来看!


如果我们输入一段文字后,想要重复输入一次。这时候,如果我们用复制粘贴,需要:

❶ 选中文字;

❷ 复制【Ctrl+C】;

❸ 粘贴【Ctrl+V】。


一共需要三步,而我们用【F4】仅需要一步!



(大声告诉我,人类的本质是什么?)


但是快捷键那么多,每一个都看一下,用一次又忘了,反复看也是有点麻烦。有没有好一点的方法,把最最常用的快捷键快速记住呢?


当然是有的,方法很简单,只需要掌握三句口诀,就能轻松搞定大部分常用的快捷键。


不信?来看!

口诀一:要快就得在一起!


为什么要快就得在一起呢?我们来看这一组「复制粘贴」快捷键:



这一组是我们最常用的快捷键,以至于我们闭着眼睛都能够完成。不过大家是否有发现这三个按键中的【C】、【V】、【X】是连在一起。


其实原理很简单,因为我们复制(C)完或者剪切(X)掉一个对象后的下一步是粘贴(V)。所以,为了方便我们连续进行这几个步骤,这三个按键就联合在一起啦~


同样的,还有一组「文字处理」快捷键,也是这一个原则:


但是有小伙伴会问:它们在键盘上并没有在一起。


当然啦!因为它们是在工具栏中在一起哈~

这三个按钮是对应的字母变形样式,所以在工具栏中一看到就会想起来是哪个快捷键。根本不用记,想不起来直接瞄一眼,就行了!


偷偷告诉你,「加粗」英文 Bold,「斜体」英文 Italic,「下划线」英文 Underline,知道英文也能马上反应出来呢~




口诀二:功能强化加个Shift


格式刷是 PPT 高效操作必备,但是每一次用,最得去找格式刷按钮在哪里,其实用快捷键会更加方便!


我们只需要在「复制粘贴」基础上增加一个换挡键【Shift】。


如何来记忆呢?也很简单!


格式刷也是复制粘贴,只是复制粘贴的是格式,所以再多按一个【Shift】就行。


实际操作演示:



Shift键是 Office 快捷中的「肌肉强化」键。在很多原有的功能基础上,加上这一个键就会变得更加厉害。


比如,

Ctrl+拖拽,复制粘贴

Ctrl+Shift+拖拽,水平或垂直复制粘贴

再比如,

拖拽椭圆形状,画椭圆形

Shift+拖拽椭圆形状,画正圆形


记住啦,功能强化加个 Shift,不是 Shit。只要知道基础功能,基本上就能猜到加 Shift 以后的功能啦。



口诀三:剩下几个记单词


讲完上述两个口诀,我们发现剩下还有很多快捷键没在一起?


没有关系!剩下的我们只需记几个简单的单词就可以了!而且这些词,你都认识!



最最关键的是最后一个 Save,除了保存,它的中文翻译还有另外一个:救命!关键时刻真的能救命啊!


最后回顾一下上面的三条口诀:


❶ 要快就得在一起

❷ 功能强化加 Shift

❸ 剩余几个记单词


基本上就能够记住大部分快捷键的操作啦~


当我们熟练掌握快捷键后,做 PPT 的效率会越来高,又好又快搞定 PPT 这才是工作中对 PPT 的需求~ 


当然,要想真正提高制作 PPT 效率,光掌握几个快捷键可不够的。面对不同的业务场景,你得有方法、有思路,才能得心应手。


下周二,8月27日,敬请期待PPT入门教学第二课:

《有经验的人做PPT时,都有哪些好习惯?


文章转载自:秋叶PPT


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